Кейс: складской учет «на глаз»
«Я заработал 2 миллиона!» — радовался предприниматель, глядя на выручку. Но когда пришло время платить налоги и закупать новую партию, денег на счете почти не оказалось. Знакомая история? В этом кейсе мы разберем, как складской учет «на глаз» превратил 2 млн прибыли в 200 тысяч, и куда делись остальные 1.8 млн.
01 Герой истории
👤 Предприниматель Дмитрий
Дмитрий торговал на маркетплейсах электроникой и аксессуарами. У него было около 50 позиций, небольшой склад в гараже и наемный помощник для упаковки.
Учет Дмитрий вел «по старинке»:
- Приход товара записывал в блокнот
- Продажи смотрел в отчетах маркетплейса
- Остатки на складе считал «на глаз»
- Инвентаризацию не проводил — «зачем, я и так помню»
02 Иллюзия успеха
За год Дмитрий сделал выручку 10 млн рублей. Он посчитал:
| Выручка | 10 000 000 |
| Минус закупки (поставщикам) | 5 000 000 |
| Минус комиссии маркетплейсов (примерно) | 1 500 000 |
| Минус логистика и упаковка | 1 000 000 |
| Минус реклама | 500 000 |
| Прибыль (по мнению Дмитрия) | 2 000 000 |
Дмитрий был доволен. 2 млн чистыми — отличный результат. Он уже планировал, на что потратит эти деньги.
03 Первая тревога: налоги и новый заказ
В конце года пришло время платить налоги (УСН 6% — 600 000 ₽). Дмитрий заглянул на счет и обнаружил, что денег там… всего 700 000 ₽.
Он заплатил налоги, и на счете осталось 100 000 ₽. А ведь нужно было еще закупать новую партию товара перед Новым годом. Откуда брать деньги? Прибыль же была 2 млн!
04 Инвентаризация: вскрытие показало
Дмитрий решил провести полную инвентаризацию склада. То, что он обнаружил, его шокировало.
📋 Результаты инвентаризации
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Недостача товара (воровство, ошибки отгрузки) | — 400 000 |
| Брак и порча (неучтенные списания) | — 200 000 |
| Залежалый товар (неликвиды, которые не продаются) | — 500 000 |
| Пересортица (товар есть, но не тот, что в учете) | — 150 000 |
| Ошибки в закупках (купил лишнего, не то) | — 300 000 |
| Возвраты от покупателей (не учтены в прибыли) | — 250 000 |
| ИТОГО потерь | — 1 800 000 |
05 Куда делись деньги: разбор каждой статьи
📉 Недостача — 400 000 ₽
Помощник Дмитрия иногда «ошибался» при отгрузке, клал лишнее себе в рюкзак. Часть товара просто терялась при перекладывании с места на место. Без учета это было незаметно.
📦 Брак и порча — 200 000 ₽
Коробки падали, товары разбивались. Дмитрий их просто выбрасывал и забывал. В отчетах маркетплейса эти потери не отражались, потому что товар даже не доехал до покупателя.
⏳ Неликвиды — 500 000 ₽
Дмитрий закупил партию чехлов для устаревшей модели телефона. Они пролежали на складе год и никому не нужны. По сути, это замороженные деньги, которые уже никогда не вернутся.
🔄 Пересортица — 150 000 ₽
В учете числились черные наушники, а на складе лежали белые. Пришел заказ на черные — Дмитрий отправил белые. Покупатель вернул, Дмитрий потерял на логистике и комиссиях.
📈 Ошибки в закупках — 300 000 ₽
Дмитрий заказывал товар «на глаз», не анализируя спрос. В итоге 20% закупок оказались лишними и теперь лежат мертвым грузом.
🔄 Возвраты — 250 000 ₽
Дмитрий считал прибыль со всех проданных товаров, не вычитая возвраты. А возвраты в его нише были 15%. Это 1.5 млн выручки, которую он посчитал, но не получил.
06 Реальная прибыль
| Прибыль «по мнению Дмитрия» | 2 000 000 |
| Минус потери | — 1 800 000 |
| Реальная прибыль | 200 000 |
90% прибыли просто исчезли из-за отсутствия нормального учета.
Дмитрий думал, что заработал 2 млн. На самом деле — 200 тысяч. Разница в 1.8 млн ушла в никуда.
07 Почему так происходит
- Иллюзия контроля — «я и так всё помню, зачем мне учет»
- Ложная экономия времени — кажется, что вести учет долго и сложно
- Нежелание видеть правду — потери неприятны, проще о них не знать
- Отсутствие системы — нет привычки проводить инвентаризацию
08 Как не потерять деньги: 5 правил складского учета
- Проводите инвентаризацию раз в месяц. Да, это скучно, но необходимо. Даже выборочная проверка 10-20 позиций покажет проблемы.
- Учитывайте все движения товара. Приход, расход, возвраты, списания, недостача — всё должно быть в системе.
- Используйте систему учета. Excel — лучше, чем блокнот. Специализированный софт — лучше, чем Excel.
- Считайте юнит-экономику до закупки. Не берите товар, пока не посчитали реальную прибыль.
- Анализируйте неликвиды. Если товар не продается 3 месяца — избавляйтесь от него (скидка, распродажа, утилизация).
09 Как Anti-Burn Pro помогает с учетом
В Anti-Burn Pro есть раздел «Проекты», где можно вести учет по каждому товару отдельно:
- История закупок и продаж
- Заметки о поставщиках и браке
- Автоматический расчет остатков
- Сигналы о неликвидах (товар не продается дольше нормы)
- Экспорт данных для инвентаризации
Дмитрий после этого кейса начал использовать Anti-Burn Pro. Теперь он видит реальную картину и не удивляется, куда делись деньги.
📋 Чек-лист: проверьте свой склад
- ✅ Когда последний раз была инвентаризация?
- ✅ Сходятся ли остатки в учете с реальными?
- ✅ Есть ли товары, которые не продаются больше 3 месяцев?
- ✅ Учитываете ли вы брак и порчу?
- ✅ Знаете ли вы реальную прибыль, а не «по отчетам»?
Если хотя бы на один вопрос ответ «нет» — вы в зоне риска.
🧠 Главное из кейса
Отсутствие складского учета может съедать 90% прибыли.
Недостача, брак, неликвиды, пересортица — всё это незаметно уносит деньги.
Регулярная инвентаризация и система учета — не роскошь, а необходимость.
Если вы не считаете товар, его считают ваши потери.
Лучше знать горькую правду сейчас, чем удивляться пустому счету в конце года.
Учет не убивает бизнес — убивает его отсутствие.
Попробуйте демо — 10 расчетов бесплатно
